Tiedonanto henkilörekistereihin liittyvästä tietosuojasta

Seinäjoen kaupunki, sosiaali- ja terveystoimiala

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen kaupunki, sosiaali- ja terveyslautakunta
PL 215, Kirkkokatu 6, 60100 Seinäjoki, 06 4162 111

2. Tietosuojavastaava

Terveydenhuolto; hoitotyön johtaja Marita Kojola
06 425 5111 (vaihde)
terveyskeskus@seinajoki.fi

3. Henkilötietojen käsittelytarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asetuksen mukaisin edellytyksin:
rekisteröidyn vapaaehtoinen ja informoitu suostumus sellaisen sopimuksen täytäntöön paneminen, jossa rekisteröity on osapuolena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen
rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen

4. Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittely on rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaista asiakas- / potilasuhteessa.

5. Henkilötietoryhmät

Tietoja saadaan asiakkaalta / potilaalta, omaiselta tai lailliselta edunvalvojalta sekä väestörekisterikeskuksesta (=automaattinen tietojen päivitys). Asiakas- ja potilasrekisterissä olevia tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään palveluissa syntyvän tiedon perusteella työntekijöiden kirjaamana.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Henkilötietojen luovuttaminen edellyttää asiakkaan/potilaan suostumusta tai lainsäädännöllistä perustetta.

7. Tietojen siirto kolmansiin maihin

Pääsääntöisesti  tietoja ei siirretä/luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojen voidaan kuitenkin luovuttaa tai siirtää, mikäli asiakas/potilas on antanut siihen suostumuksen.

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

Asiakas- ja potilastietoja säilytetään laeissa säädettyjen säilytysaikojen mukaisesti. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käyttö on toiminnan kannalta välttämätöntä tai tietojen käytölle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, hävitetään tietoturvallisesti.

9. Rekisteröidyn  oikeudet

Oikeus pääsy henkilötietoihin
Asiakkaan/potilaan pyytäessä hänelle on ilmoitettava käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Asiakkaalla/potilaalla on oikeus virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemiseen.

Oikeus tietojen poistamiseen
Asiakkaalla/potilaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely on perustunut.
Jos asiakas/potilas peruuttaa suostumuksen, hän voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön, poistaa itseään koskevat tiedot järjestelmistä, minkä jälkeen rekisterinpitäjän on poistettava tiedot, ellei käsittelylle ole muuta laillista perustetta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Asiakkaalla/potilaalla on oikeus rajoittaa omien tietojensa aktiivista käsittelyä (oikeus käsittelyn rajoittamiseen). Tällöin rekisterinpitäjä saa edelleen säilyttää tietoja, muttei muutoin käsitellä niitä ilman rekisteröidyn suostumusta. Sosiaali- ja terveydenhuollossa käsittely perustuu lain mukaiseen toimintaan. Asiakas-/potilastietojen käyttö on toiminnan kannalta välttämätöntä.

Vastustamisoikeus
Mikäli tietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttöön taikka rekisterinpitäjän tai kolmannen oikeutetun edun toteuttamiseen, asiakkaalla/potilaalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Tällöin rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti saa käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja ellei huomattavan tärkeästä ja perustellusta syytä muuta johdu.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Asiakas- ja potilastietojen järjestelmästä toiseen edellyttää potilaan suostumusta tai lainsäädännöllistä perustetta. Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä, minkä vuoksi siirtää järjestelmästä toiseen edellyttää tietoturvallista yhteyttä.

10. Suostumus

Asiakas- ja potilastietoja voidaan käsitellä asiakkaan/potilaan suostumuksella ja lainsäädännön perusteella.
Suostumus voidaan peruuttaa erikseen määritellyn toimintatavan mukaisesti.

11. Valitus valvontaviranomaiselle

77 artiklan mukaan jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.

12. Henkilötietojen antaminen

Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnassa, perustuen lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.

13. Henkilötietojen tietolähde

Asiakas- ja potilastiedot ovat osa sosiaali- ja terveydenhuollon julkisen sektorin toimintaa. Ensisijaisesti yhteydenotto ao. rekisterikohtaisiin yhteyshenkilöihin.

Rekisterikohtaiset yhteystiedot

Effica (potilasrekisteri); Tiina Perä, johtava ylilääkäri, 06 425 111 (vaihde)
Effica (työterveyshuollon asiakas- ja potilasrekisteri); Tarja Välimäki, johtava ylilääkäri, 06 24102310
Muut terveydenhuolto; Tiina Perä, johtava ylilääkäri, 06 425 111 (vaihde)